Aménager un open space

Partager un bureau : un concept que l’on n’aurait pas imaginé il y a quelques décennies en arrière. Pourtant, de nos jours, c’est relativement courant et vous avez vous aussi décidé de créer un espace ouvert au sein de votre entreprise. Les avantages sont multiples : optimisation des surfaces, coût économique intéressant, mais aussi développement de la cohésion d’équipe. Cependant aménager un open space n’est pas simple ! Burossimo vous donne plein de bons conseils pour donner vie à un espace de travail collaboratif, efficace et productif, où le bien-être est le mot d’ordre.

La disposition du mobilier dans un open space 

Comment stimuler la productivité de vos salariés et faire en sorte que leur concentration soit maximale dans un espace ouvert ? À première vue, cela peut sembler compliqué, mais quelques détails font parfois la différence. L’emplacement et l’orientation des bureaux, par exemple. Ils vont être déterminants pour que vos collaborateurs puissent fixer leur attention sur leurs tâches. Alors, comment disposer le mobilier de bureau de façon optimale dans un espace de travail partagé ?

Connaissez-vous la norme Afnor NF X 35-102 ? Dans un bureau collectif, elle préconise un espace minimum de :

• 10 m² pour une personne ;
• 15 m² pour une personne, lorsque l’espace est bruyant.

Par ailleurs, elle invite les chefs d'entreprise à ne pas prévoir plus de 5 personnes par pièce, et si possible avec des tâches ou des objectifs de travail similaires.

Le cadre réglementaire étant posé, concrètement comment faire pour aménager votre open space ?

Il existe différentes dispositions, que vous pouvez mettre en œuvre selon vos envies, le but escompté, l’agencement de la pièce et l’espace disponible :

• en linéaire, avec un alignement de bureaux rectangulaires. Les utilisateurs sont positionnés en face-à-face et latéralement. C’est une disposition idéale si votre pièce est rectiligne ; 

• en marguerite ou en rosace : pour cela, il faut des bureaux avec bords antérieurs incurvés, et plateaux triangulaire pour la première disposition, et rectangulaire pour la seconde. Les travailleurs (3 pour la marguerite et 4 pour la rosace), se trouvent assis comme autour d’une table ronde. Ces dispositions permettent de faciliter les échanges.

Le type de mobilier de bureau pour bien aménager un open space 

Travailler en open space permet de gagner de la place et de créer une cohésion dans l’équipe. Cet espace se doit donc d'être fonctionnel, mais également modulaire. En effet, selon la croissance de votre entreprise, vous serez peut-être amené à accueillir de nouveaux collaborateurs ou des stagiaires. Il faudra alors leur trouver un espace de travail bien à eux, où ils se sentiront à l’aise.

Souvent, les espaces de travail collectifs sont équipés de bureaux brench. Il s’agit de tables constituées de plusieurs plateaux regroupés par une structure commune. Elles permettent d’accueillir de 2 à 6 personnes, pour un travail collaboratif.

Mais vous pouvez aussi opter pour des bureaux individuels que vous disposerez et pourrez moduler à votre guise. Il faudra alors privilégier des tables ou bureaux aux lignes simples, avec des piètements de faibles dimensions. Évitez les bureaux d’angle volumineux ou avec des lignes courbes, difficiles à caser et à imbriquer !

Pour le mobilier de rangement, les caissons à roulettes sont parfaits pour le petit matériel et les dossiers que vous devez avoir en permanence sous la main. Ils peuvent facilement être déplacés et certains peuvent même être transformés en tabourets improvisés.

Vous n’êtes pas sûr du mobilier qu’il vous faut ? Demandez conseil à un professionnel du mobilier professionnel, pour aménager au mieux tous vos espaces de travail.

Les déplacements dans un espace ouvert 

Dans un open space, les espaces dédiés à la déambulation sont tout aussi importants que les espaces assis et doivent également être bien pensés. En effet, plusieurs personnes sont amenées à se déplacer en même temps et à se croiser, il faut donc anticiper au maximum les flux de passage.

Voici quelques conseils pour une circulation facilitée :

• ne positionnez pas de bureaux dans les zones de passages fréquents (à proximité des entrées, des toilettes, etc.) ou à des endroits stratégiques, près des cabines acoustiques ayant pour vocation de s’isoler, par exemple ;
• disposez les espaces de travail du personnel souvent sollicité (chef de service, coordinateur, et autres) près des lieux de partages et de réunion ;
• créez des pôles, en regroupant des compétences similaires nécessitant des échanges permanents : personnel administratif, ressources humaines, commerciaux,... Cela permettra de limiter les allées et venues ;
• placez les collaborateurs travaillant en toute autonomie dans des lieux moins fréquentés.

Afin d’aérer l’espace et pour éviter de saturer les zones de circulation, installez les meubles de rangement le long des murs. Pour des questions de sécurité, les armoires avec fermeture à clé sont recommandées dans les open spaces.

Choisir les bonnes couleurs pour votre open space 

Les couleurs peuvent avoir un impact sur la concentration. Il est prouvé que des couleurs vives, même si elles sont stimulantes, sont stressantes et risquent de diminuer l’attention de vos collaborateurs. 

Ainsi, pour un open space réussi, choisissez des tons plutôt neutres. Attention neutre, ne veut pas forcément dire que le rendu visuel sera fade ! Le blanc ou les couleurs pastel peuvent aussi être rehaussées avec une décoration plus colorée, des plantes, un mur végétalisé, qui donneront une touche personnalisée et agréable. 

Vous pouvez aussi opter pour l’imitation des matières naturelles. Des bureaux ton chêne clair, par exemple, sont parfaits pour un espace de travail collaboratif.

Pensez aussi à harmoniser l’ensemble votre mobilier de bureau. Les fauteuils et chaises peuvent être assortis aux cloisons de séparation, aux coussins, ou aux éclairages. Le fait de coordonner vos équipements permettra d’apporter une cohérence à votre espace de travail et une sensation de bien-être à votre équipe.

Cloisonner dans un espace ouvert 

On peut se poser la question pourquoi cloisonner un open space, qui est par essence décloisonné ? Il y a plusieurs raisons à cela :

• favoriser la concentration : tous les déplacements incessants, les échanges entre collaborateurs ont des conséquences sur l’attention de vos salariés. Or, pour certaines tâches, ils ont besoin d’être bien concentrés ;
• permettre la confidentialité de certains rendez-vous ou échanges téléphoniques ;
• limiter les bruits qui ont un impact sur la santé, lorsqu’ils sont permanents. Les discussions, sonneries de téléphone et autres, même si l’on s’y habitue, sont gênants et peuvent même rendre nerveux ;
• conserver un peu d’intimité : vos collaborateurs seront ravis d’avoir un petit espace bien à eux, qu’ils pourront décorer et personnaliser à leur guise. L’open space favorise l’appartenance à un groupe, mais il faut aussi que chacun ait l’impression d’être une personne à part entière et d’avoir sa place dans cet ensemble.

Alors comment faire pour délimiter visuellement et/ou phoniquement ces espaces ouverts ?

Vous avez tout d’abord la solution de la cloison amovible. Elle permet d’isoler visuellement chaque membre de l’équipe. Elle peut en plus être acoustique, afin de limiter le bruit.

Il existe également les panneaux écrans, qui sont installés sur les plans de travail. Ils ont pour vocation de créer un peu d’intimité, surtout lorsque les bureaux sont disposés en linéaire.

Enfin, pourquoi ne pas vous servir des armoires ou meubles de rangements pour créer des cloisons ? La fonction est double : ranger et isoler !

Notre équipe de spécialistes du mobilier de bureau, a forcément une solution pour cloisonner votre espace de travail partagé. N’hésitez pas à nous contacter !

Se réunir en open space 

Parce qu’en entreprise, les temps de réunion sont plus ou moins nombreux, il faut penser à la façon de se rassembler en open space.

Pour des regroupements un peu informels ou des réunions rapides, des tables hautes peuvent être idéales.

Un espace réunion peut aussi être pensé dans un coin de la pièce. Un mobilier spécifique peut lui être consacré : tables rondes, fauteuils ou chaises de réunion, etc.

Enfin, pour des rendez-vous avec des clients, des partenaires ou des fournisseurs, pour une réunion confidentielle en présentiel ou en visioconférence, la solution de la cabine acoustique semble la mieux adaptée. Elles peuvent accueillir de 2 à 4 personnes, selon la taille.

L’éclairage adapté aux espaces de travail partagés

Dans les espaces de travail ouverts, on pense en premier lieu au mobilier, mais il faut aussi tenir compte de l’éclairage, qui a une grande importance. En plus des installations lumineuses au plafond et/ou aux murs, nous vous recommandons l’utilisation de lampes de bureau individuelles.

Le conseil de notre ergothérapeute : le confort visuel est primordial et doit être adapté aux besoins de chacun. Alors qu’une forte luminosité sera indispensable à un salarié pour effectuer une tâche minutieuse sur papier, un autre nécessitera une lumière plus tamisée pour travailler sur ordinateur. Chacun doit pouvoir régler l’intensité et la direction de la lumière comme il l’entend, en fonction de ses contraintes de travail et de son ressenti visuel. 

Burossimo, spécialiste du mobilier de bureau professionnel, vous conseille pour la création de vos espaces de travail collaboratif. Nous prenons en considération vos besoins, vos contraintes et vos envies pour vous aider à aménager un open space à votre image. Nous vous accompagnons dans votre projet, de A à Z. Alors, vous commencez quand à aménager un espace ouvert ?